任された仕事を効率よく進め、定時に退社し自分のやりたい事や家族と過ごす時間を増やす。
みなさん、憧れますよね！
僕は26年間公務員として働きましたが、忙しい部署をたくさん経験しました。
終電に間に合わずタクシー帰りが当たり前の部署もありました。
人は減り仕事量は増える一方の職場環境の中で「どうすれば効率よく仕事を進め残業を減らすことができるのか」を常に考えていました。
業務量が多く時間が足りない。
毎日残業で、家では寝るだけの生活
を送っている方へ、今すぐ効率化できるコツをご紹介します。
仕事を効率よく進めるコツ９選
９つのコツは以下のとおりです。
- 全体像と目標を把握する
- 優先順位を決める
- マルチタスクしない
- こだわりすぎない
- 締切までやり続けない
- 必要な情報をすぐ見つけられるようにする
- ツールを有効活用する
- 「すぐやる」ことを強く意識する
- メールに心と時間を奪われない
1つずつ解説します。
全体像と目標を把握する
業務に取りかかる前に、全体像と目標を必ず抑えましょう。
この２つが曖昧だと最短コースでゴールにたどり着くことがむずかしくなります。
例えば、資料作成。
誰に見せる資料か、何に使う資料かによって中身は変わります。
グループ内のミーティングで使う場合は実務が中心の詳しめの内容になりますし、部長に説明する場合は一言一句みせるのではなく、概要と方向性がわかる資料が求められます。
優先順位を決める
優先順位は「重要度」と「緊急度」によって決まります。
優先順位は、①が最も高く、④が最も低くなります。
②と③の優先順位は、仕事内容や状況入れ替わる可能性があります。
時間をかけずに終わる業務があれば、先にやってしまうこともあるので、必ずしも上のような順番にならないこともあります。
まずは緊急度に応じて優先順位を決定することを基本としましょう。
マルチタスクしない
仕事の進め方にはマルチタスクとシングルタスクがあります。
人間は、一度に複数の仕事を進めることが得意ではありません。
マルチタスクでいろんな仕事をこなしていると「仕事ができる」と思いがちですが、実際はそうではありません。
一つの作業に集中してシングルタスクで進める方が効率が良いです。
こだわりすぎない
どんな仕事もそうですが、100点を目指す必要はありません。60点で充分です。
おまけに100点の採点基準は人によって変わります。
例えば資料作成の場合、まず50点の出来で身近な関係者に見てもらいます。
方向性が間違っていなければ、根拠数字などをつけ加え体裁を整えます。
いろんな人に見てもらって55点、60点と点数を上げていけばいいのです。
一番やってはいけないことは、時間をかけて「自分が100点と思うもの」を作ることです。
自分が100点と思っても、他の人から見たら20点かもしれません。
締切までやり続けない
仕事にはほとんどの場合、締切が設定されていますが、本当の締切の数日前に自分用の締切を設定します。
自分用に設定した締切日までは仕事に取り組みますが、その後は一切手をつけません。
本当の締切までまだ時間があるからと言って、資料の微修正や体裁を整えることなどやっていたら、きりがありません。
早く終わらせて次の仕事に時間を使いましょう。
必要な情報をすぐ見つけられるようにする
整理整頓をしましょう。
手元にある紙ファイルや資料はもちろん、電子データもすぐに取り出せるようパソコンの中を整理しておきましょう。
ツールを有効活用する
スケジュールや必要な情報を一元管理してくれるツールなど便利なビジネスツールがたくさんあります。
チームや自分に合ったツールをうまく活用しましょう。
「すぐやる」ことを強く意識する
「あとでいいや」と思わずに「すぐにやろう」と意識するだけで変わります。
例えば、わからないことを調べてみたり、先延ばしにしていたクレーム対応の電話をかけてみたり。
「気分が乗らないから明日しよう」と思っていたことでも、少しやるだけで意外と進むことがあります。
思っていた以上にあっさり終わることも少なくありません。
まずは何かをすぐにやってみましょう。
メールに心と時間を奪われない
多い職場では１日に何十通とメールが来ます。
出張に出かけた次の日は、メールの処理だけで午前中がつぶれてしまうこともよくあります。
◎メールを処理する時間を決めます。（始業時、13時、16時、終業時など）
メールが届く度に見ていたら、取りかかっていた仕事が止まります。
時間を決めてまとめて処理しましょう。
メールソフトを立ち上げていると着信が気になるので、メールソフト自体をOFFにしておくと集中できます。
◎一旦、メールを開封したら、そのメールに書かれている仕事は完了させます。
一度メールを開封して「これは明日やろう」と思って閉じてしまうと、翌日取りかかるときに、もう一度同じメールを読むことになります。
読むだけで２倍時間がかかります。
メールを読み始めたら、やりきってしまいましょう。
定時で退社するコツ
結論は、「残業しないスタイル」であることを周りの人に知らせることです（これに尽きます）
急ぎの仕事がなければ、定時にすぐに退社する。
これを繰り返すと周囲の人は「あの子は残業しない人なんだ」と自然とわかってくれます。
少々忙しくても、次の日の午前中にやれば大丈夫！と自分に言い聞かせ定時で退社します。
最初は周りの目が気になりますが、気にする必要はありません。
最初だけ少し頑張れば大丈夫です。